کسب و کار

KPI یا همان شاخص کلیدی عملکرد چیست؟

شاخص کلیدی عملکرد یا KPI مقادیر و موارد قابل اندازه گیری‌اند که بیان می‌کنند یک شرکت چقدر در رسیدن به اهداف کلیدی کسب‌وکار خود، موفق بوده است. شاخص‌های کلیدی عملکرد سطح بالا معمولا روی عملکرد کلی کسب‌وکار تمرکز دارند. KPI های سطح پایین نیز روی عملکرد هر دپارتمان مثل دپارتمان فروش، مارکتینگ، منابع انسانی، پشتیبانی و دیگر بخش‌ها، تمرکز دارند و میزان موفقیت آن‌ها را بیان می‌کنند.

پاراگراف بالا می‌تواند به صورت خلاصه KPI را برای شما تعریف کند اما بگذارید روی این موضوع کمی عمیق‌تر شویم. بهترین راه برای ورود به این بخش، این است که تعریف کلمه KPI را در دیکشنری‌های مختلف بخوانیم:

  • تعریف KPI در دیکشنری آکسفورد: یک میزان قابل سنجش برای سنجیدن موفقیت یک سازمان، یک کارمند و غیره که در راستای رسیدن به اهداف به دست می‌آید.
  • تعریف KPI در دیکشنری Ivestopedia: مجموعه‌ای از واحد‌های قابل اندازه گیری که یک شرکت از آن استفاده می‌کند تا عملکرد خود در طول زمان را بسنجد.
  • تعریف KPI در دیکشنری Macmilan: یک راه برای سنجیدن اثربخشی یک سازمان و کارهای آن برای رسیدن به اهداف خود.

حالا که با مفهوم و معنای KPI آشنا شدیم، سوال اصلی این است که چه چیزی می‌تواند یک KPI تاثیرگذار به وجود آورد؟

چه چیزی KPI را موثر می‌کند؟

KPI شما زمانی ارزشمند است که متناسب با اهداف و برنامه‌های شما مشخص شده باشد. گاهی اوقات سازمان‌ها شاخص‌های کلیدی عملکرد خود را با توجه به دیگر کسب‌وکارهای رقیب خود به وجود می‌آورند که در نهایت هم به هیچ کدام از آن شاخص‌های کلیدی عملکرد مشخص شده نمی‌رسند.

برای اینکه بتوانید یک KPI متناسب با کسب و کار خود مشخص کنید، باید استراتژی کسب و کار شما مشخص باشد. تیم شما باید در قدم اول با بحث‌های پایه‌ای شروع کند و اصلا ببینند اهداف ارگان و سازمان شما چیست؟ چه برنامه‌های برای رسیدن به اهداف خود دارید؟ چه کسانی چه نقش‌هایی در مسیر رسیدن به این اهداف خواهند داشت؟

نوشتن و مشخص کردن شاخص‌های کلیدی عملکرد، پروسه‌ای است که در آن باید نظرات و فیدبک‌های آنالیزورها و مدیران دپارتمان‌ها در نظر گرفته شود. هرچقدر این فرآیندها شفاف‌تر پیش برود، درک بهتری از فعالیت کسب‌وکار خود خواهید داشت. همچنین با این روند ساده‌تر می‌توانید داشبوردی برای KPIهای خود بسازید و بدانید که این اطلاعات، با چه کسانی باید به اشتراک گذاشته شوند.

چطور یک KPI تعریف کنیم؟

تعریف کردن شاخص کلیدی عملکرد، می‌تواند حساس و پیچیده باشد. قبل از این بگذارید ریشه انگلیسی این کلمه را بررسی کنیم. KPI مخفف عبارت Key Performance Indicator است. همانطور که KPI با Key شروع می‌شود، هر KPI باید مختص به یک خروجی کلیدی از یک کسب‌وکار خاص باشد که می‌توان موفقیت آن‌را سنجید.

ممکن است تعریف بالا کمی برایتان پیچیده باشد و حتی ممکن است آن را با معیارهای تجاری اشتباه گرفته باشید. اگرچه اقلب شاخص کلیدی عملکرد یا KPI شبیه به معیارهای تجاری تعریف می‌شود اما نکته اینجاست که KPI باید بر اساس هدف کسب‌وکار تعیین شود. برای اینکه بهتر متوجه شوید، برای تعیین کردن KPI باید پاسخ این سوال‌ها را پیدا کنید:

  • خروجی دلخواه شما چیست؟
  • چرا این خروجی دلخواه، برای شما اهمیت دارد؟
  • چطور می‌خواهید پروسه رسیدن به آن را اندازه گیری کنید؟
  • چطور می‌توانید روی خروجی تاثیرگذار باشید؟
  • چه کسی مسئولیت این خروجی را خواهد داشت؟
  • چطور متوجه می‌شوید که به خروجی مورد نظر رسیده‌اید؟
  • چند وقت یک بار می‌خواهید پروسه رسیدن به نتیجه خروجی را بررسی کنید؟

حالا بگذارید برای سوال‌های بالا، یک مثال هم بزنیم. فرض کنید خروجی مد نظر شما این است که میزان سود فروش محصولات در پایان سال جاری، بیشتر شود. KPI مدنظر برای این موضوع را می‌توانید Sales Growth KPI یا «شاخص کلید عملکرد برای رشد فروش» نامگذاری کنید. حالا در ادامه، این KPI را اینطور تعریف می‌کنیم:

  • هدف اصلی، افزایش سود حاصل از فروش تا ۲۰٪ در پایان سال جاری است.
  • رسیدن به این هدف باعث می‌شود تا کسب‌وکار ما به کسب‌وکاری سودده تبدیل شود.
  • پیشرفت بر اساس سودی که به ازای هر دلار خرج شده به دست آمده، محاسبه می‌شود.
  • با استخدام نیروی فروش جدید و با ارتقا مشتریان کنونی و تشویق آن‌ها به خرید بیشتر، به هدف نزدیک‌تر می‌شویم.
  • مدیر ارشد فروش، مسئولیت آمار و ارقام مربوطه را به دوش خواهد کشید.
  • درآمدها تا بیست درصد در سال جاری افزایش خواهند یافت.
  • پروسه رسیدن به هدف به صورت ماهانه، بررسی خواهد شد.

KPI هوشمند چیست؟

یکی از راه‌های ارزیابی یک شاخص کلیدی عملکرد، استفاده از معیار مشهور S.M.A.R.T Criteria است. این معیار از کجا آمده؟ از کلماتی که با حروف کلمه SMART ساخته می‌شوند! درواقع می‌خواهیم بگوییم:

  • آیا هدف مشخص یا Specific است؟
  • آیا می‌توانید پروسه رسیدن به هدف را اندازه‌گیری یا Measure کنید؟
  • آیا هدف در واقعیت قابل دست‌یابی یا Attainable است؟
  • هدف چقدر به سازمان‌تان مرتبط یا Relevant است؟
  • بازه زمانی یا Time-frame برای رسیدن به این هدف چیست؟

در مورد KPIهای خود باید حتی SMARTER باشید!

در بخش قبلی با S.M.A.R.T آشنا شدید و حالا می‌خواهیم بگوییم چطور هوشمندتر باشید! برای این منظور باید دو مرحله به مراحل قبلی اضافه کنید که Evaluate و Reevaluate به معنای «ارزیابی» و «ارزیابی دوباره» هستند.

این دو مرحله خیلی مهم هستند و اگر نتیجه مورد نظر را به همراه داشته باشند، به شما این اطمینان را می‌دهند که شاخص‌های کلیدی عملکرد کسب‌و‌کار، به درستی انتخاب شده‌اند. مثلا ارزیابی چندباره می‌تواند به شما بگوید دلیلی که توانسته‌اید فروش خود را افزایش دهید، پایین گذاشتن هدف‌تان بوده است. یا حتی دلیل‌های دیگری بوده‌اند که باعث شده تا بتوانید به هدف خود برسید.

در پایان باید بگوییم که بهتر است نتایج KPI را حتما مکتوب و ثبت کنید. ثبت کردن ارزیابی‌ها از شاخص کلیدی عملکردتان، به شما کمک می‌کند تا در آینده دوباره سراغ آن‌ها بروید و نقاط ضعف و قوت آن‌ها را پیدا کنید.

بار دیگر هم باید اشاره کنیم که KPI و یا شخص کلیدی عملکرد در هر شرکت، مختص به خودش و حوزه کاری خودش خواهد بود. سعی نکنید KPIهای برند دیگری را انتخاب کنید و یا از آن‌ها تقلید کنید. اهداف خود و پتانسیل‌های کسب و کارتان را مشخص کنید و سپس با توجه به آن، KPI بسازید.

 

منبع : فرنیان

نویسنده

آژانس رپیتو

نظر دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *